Wat is het RACI Model?
en hoe kun je het toepassen om beter samen te werken?
- longread, 5 minuten -
INHOUD
Uitleg RACI model
De klassieke toepassing van het RACI model
Waar staat VERI voor?
Welk probleem lost VERI op?
Het VERI Raamwerk
De VERI Rollen
Uitleg RACI model
Het RACI model wordt gebruikt om de verantwoordelijkheden en de verdeling van taken binnen een project of proces te verduidelijken. RACI staat voor Responsible, Accountable, Consulted en Informed.
Het RACI model legt uit wie verantwoordelijk is, wie de beslissingen neemt, wie wordt geraadpleegd en wie wordt geïnformeerd bij een activiteit of resultaat. Op deze manier wordt meer duidelijkheid gecreëerd over wie wat moet doen en wie de eindverantwoordelijkheid draagt. Het RACI model wordt gebruikt om verwarring en overlap van verantwoordelijkheden te voorkomen. Zodat de samenwerking tussen teamleden verbetert.
Je komt ook wel de term RASCI model tegen. De S staat hierbij voor supported. De Nederlandse vertaling van het RACI model is overigens VERI. Over de VERI lees je in in dit stuk meer.
In deze longread krijg je meer achtergrond informatie over het RACI model. Je leest hoe door met een aanvulling het model gebruikt kan worden in moderne organisaties. Organisaties waar teams met verschillende disciplines en afdelingen samenwerken.
Het RACI model heb ik aangevuld en ontwikkeld tot een nieuw raamwerk; het VERI Raamwerk. Toepassen van dit raamwerk betekent efficiënter samenwerken met minder (onnodig) afstemmen. Waardoor meer ruimte voor eigen inbreng, creativiteit en daarmee plezier in het (samen)werken ontstaat.
Wil je liever een samenvatting en gewoon snel aan de slag? Kijk dan bij de verandertools voor een handig stappenplan, infographic en een invulbare RACI tabel.
Lees hier [link volgt] een praktijkvoorbeeld hoe het RACI model wordt gebruikt. Met een ingevulde RACI tabel als voorbeeld.
De klassieke toepassing van het RACI-model: nog steeds relevant?
Het RACI model is tientallen jaren geleden geïntroduceerd als de responsibility matrix. Dit model werd ooit gebruikt om, bij het beschrijven van processen, aan te geven wie verantwoordelijk is voor welke processtappen. Je komt de term ook vaak tegen als het gaat om Six sigma of leantrajecten.
Het RACI model bestaat dus al jaren en wordt in de traditionele vorm veel gebruikt bij procesmanagement. Bij 123management kun je meer lezen over de toepassing van RACI bij procesmanagement. Daarnaast wordt RACI gebruikt bij projecten en programma’s om een overzicht te krijgen van taken en verantwoordelijkheden.
Het model is al jaren geleden ontwikkeld, maar ik vind het, indien aangepast, ook in moderne organisaties goed toepasbaar. Zeker bij organisaties waarbij medewerkers regelmatig in wisselende teams met verschillende expertise werken, zijn heldere afspraken over resultaten en verantwoordelijkheden belangrijk.
Ik gebruik een nieuw raamwerk voor het RACI model; het VERI Raamwerk. Ik gebruik daarbij Nederlandse vertaling van de verantwoordelijkheden.
Een nieuw raamwerk: waar staat VERI voor?
VERI is de Nederlandse vertaling van het RACI model waarbij de V staat voor verantwoordelijk, E voor eindverantwoordelijk, R voor Raadplegen en I voor Informeren. Soms wordt een S van support of de O van ondersteunend toegevoegd en ontstaat de afkorting VERSI of VEORI.
Ik kies bewust voor de Nederlandse termen van verantwoordelijkheden. Dit helpt bij de gemeenschappelijke taal en het beter begrijpen en “doorvoelen” van de verantwoordelijkheden.
Ik gebruik graag de meest eenvoudige versie van het VERI model. Zonder support of ondersteunende rol. Hiermee blijft het model eenvoudig en kun je bij het gebruiken scherper aangeven waar de verantwoordelijkheden liggen.
Welk probleem lost VERI op?
“Niemand is verantwoordelijk, iemand zou het doen en iedereen heeft een mening. Ondertussen gebeurt er te weinig”
Bovenstaande vat kort de frustraties samen die ik regelmatig hoor van managers als het gaat om samenwerken met professionals uit verschillende afdelingen. Of werken in multidisciplinaire teams zoals dat zo mooi heet.
Samenwerken aan complexe vraagstukken van deze tijd vraagt nu eenmaal om verschillende invalshoeken en expertise. Een aanpak die bestaande vaste afdelingstructuren overstijgt. Terwijl juist in veel grote organisaties, en zeker bij overheidsorganisaties, bestaande structuren niet snel veranderen en verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastliggen.
De neiging binnen organisaties is om, soms ingewikkelde, projectstructuren en overlegvormen in te richten. Om op die manier het samenwerken buiten de bestaande structuren vorm te geven en meer grip te krijgen op sturing en voortgang. Dit leidt vaak niet tot het gewenste resultaat.
In de bekende projectmanagement methodes zijn genoeg handvaten te vinden om te sturen op voortgang en samenwerking. Ook in scrum en agile zijn voldoende technieken te vinden om beter en sneller met diverse teams tot resultaten te komen. Maar niet voor iedere klus of project is het nodig om een hele projectstructuur in te richten. Bovendien is scrum en agile implementeren niet iets wat je eenvoudig, voor een enkele klus even doet.
Wat de genoemde methodes met elkaar gemeen hebben is het maken van duidelijke afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is. Dat klinkt op zich simpel maar blijkt in de praktijk toch ingewikkeld als het gaat over complexere vraagstukken en meerdere betrokken professionals. Een visueel, praktisch en eenvoudig raamwerk helpt om sneller en concreet de juiste afspraken te maken.
Het VERI raamwerk is zo een snel te begrijpen en toe te passen raamwerk. Juist door de juiste afspraken te maken worden niet alleen resultaten eerder bereikt maar ook commitment en motivatie bij de teamleden om de afgesproken resultaten te bereiken vergroot.
Het VERI Raamwerk
Het VERI Raamwerk bestaat uit drie onderdelen:
VERI startpunten
VERI tabel
VERI gesprek
Bij het toepassen van VERI wordt maar al te vaak begonnen met het invullen van de tabel. Het invullen van een paar letters letters blijkt de echte onduidelijkheden niet op te lossen. Het model wordt dan snel als niet bruikbaar weer weggelegd. Terwijl met de juiste toepassing onduidelijkheden over resultaten en verantwoordelijkheden eenvoudig in kaart gebracht kunnen worden. Ik onderscheid daarom 3 onderdelen bij het toepassen van het VERI raamwerk; de startpunten, de tabel en het gesprek.
Belangrijk is om voldoende tijd en aandacht te besteden aan de voorkant, de VERI Startpunten. Hierdoor zal het toepassen van het model een stuk makkelijker gaan. Je begint met drie basis vragen: Waarom, Wat en WIE.
WAAROM: start met het WAAROM van het programma of project. Bespreek het WAAROM met het team en toets of de opvattingen en ideeën van de verschillende deelnemers in lijn zijn met elkaar. Onduidelijkheden, vragen en twijfels worden uitgesproken en gedeeld. Uitzoomen en terugkeren naar het waarom tijdens het uitvoeren van het project kan helpen of kan voor een opening zorgen op het moment dat er discussie is over het Wat en Hoe. Dit klinkt als een open deur. Maar al te vaak gaan we ervan uit dat het WAAROM duidelijk is en na een korte inleiding of aftrap.
WAT: Bepaal (SMART) de resultaten of resultaatgebieden. Sta stil op welk niveau je de verantwoordelijkheden wilt verdelen. Niet te fijnmazig op activiteitenniveau bijv. maar ook niet te grof waardoor onduidelijkheid ontstaat wie voor een onderdeel echt verantwoordelijk is.
WIE: Bepaal de potentiële leden aan het project. Begin breed met het bepalen van de leden. Bij het invullen van de VERI ontstaat vanzelf inzicht welke leden wel/niet een rol hebben.
De VERI TABEL geeft een visuele weergave van de verantwoordelijkheden per (deel)resultaat.
In de eerste rij van de VERI tabel staan alle betrokkenen ingevuld. In de eerste kolom de (deel)resultaten. In de cellen staat de verantwoordelijkheid van de betrokkenen aangegeven met een letter: Verantwoordelijk, Eindverantwoordelijk, Raadplegen of Informeren. De tabel vul je met elkaar in. Waarbij je het gesprek aangaat over gewenste resultaten, betrokkenen en de verdeling van verantwoordelijkheden. Een invulbare template van een VERI Tabel kun je bij verandertools downloaden.
VERI Rollen
Iedere VERI rol heeft verschillende verantwoordelijkheden bij samenwerken en realiseren van (deel) resultaten. Heldere communicatie over de invulling van de rollen en rolvastheid bepaalt voor een groot deel het succesvol toepassen van het VERI Raamwerk.
Verantwoordelijk: Verzorgt de uitvoering of laat de uitvoering onder zijn/haar verantwoordelijkheid verzorgen. Is verantwoordelijk voor de uitvoering conform de gestelde afspraken en eisen gesteld door de eindverantwoordelijke. Legt verantwoording af aan de eindverantwoordelijke.
Eindverantwoordelijk: is eindverantwoordelijk voor het resultaat en geeft goedkeuring aan het eindresultaat. Bepaalt vooraf de (kwaliteits)eisen en maakt afspraken over het eindresultaat. Als het erom gaat, moet hij/zij het eindoordeel kunnen vellen.
Raadplegen: Degene die (voorafgaand) verplicht wordt geraadpleegd bij tot stand komen van het resultaat. Dit is twee richtingscommunicatie. Geeft daarmee mede richting aan het resultaat.
Informeren: Degene die geïnformeerd wordt over de beslissingen, over de voortgang, bereikte resultaten enz. De communicatie kent, in tegenstelling tot de rol van raadplegen een eenrichtingskarakter.
Tips en valkuilen bij het toepassen van de VERI rollen lees je hier (volgt in april 2023)
Door het invullen van de VERI tabel ontstaat inzicht en als het goed is gesprekken over resultaten van het project.
Als het goed is ontstaat ook het gesprek over rolopvatting van de teamleden. Dit kan verhelderd zijn en zorgen voor meer teamspirit, creativiteit en energie. Maar het kan ook tot spanningen, ongemak, frustraties leiden.
Gesprekken voer je enerzijds langs de inhoud (bovenstroom). Het gaat om onderwerpen als het doel, resultaten, kennis, vaardigheden, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de teamleden.
Aan de andere kant voer je gesprekken langs de zogenaamde onderstroom. Het gaat dan om meningen, verwachtingen, emoties, controle, motivatie, macht en ego. Gesprekken langs de onderstroom zijn spannend en vereisen lef maar zijn vaak de sleutel om uit een impasse te komen. Binnenkort verschijnt er een aparte blog over het voeren van gesprekken langs de onderstroom.
Wil je na het lezen van deze blog aan de slag met het VERI raamwerk binnen jouw organisatie en met jouw team dan heb ik een aantal handige tools voor je. Je vindt bij verandertools een kort stappenplan en een handige infographic met de belangrijkste punten uit het VERI Raamwerk. Ook kun je een VERI tabel downloaden om meteen in te vullen.
Of boek een (online/offline) VERI Masterclass waarbij ik jou en jouw team aan de hand van jullie casussen in 2 uur op alle basics, tips en valkuilen vertel. Praktisch, inspirerend en vol concrete tips om meteen aan de slag te gaan.
