VERI tips en valkuilen
Beter toepassen van het VERI Raamwerk
- 5 minuten leestijd -
Tips en valkuilen bij:
VERI startpunten
VERI tabel
Verantwoordelijke rol
Eindverantwoordelijke rol
Raadpleeg rol
Informeren rol
Wat is het VERI Raamwerk?
VERI is de Nederlandse vertaling van RACI. In VERI staat de V voor verantwoordelijk, de E voor eind-verantwoordelijk, de R voor Raadplegen en de I voor (ge)Informeerd.
Het VERI Raamwerk bestaat uit drie onderdelen: de VERI startpunten, de VERI tabel en rollen en het VERI gesprek.
In dit nieuwe blog lees je tips en valkuilen voor het toepassen van de VERI startpunten en de VERI rollen. Het VERI gesprek wordt in een volgend blog uitgebreid behandeld.
Lees Wat is het RACI model, voor meer achtergrond informatie. Hierin wordt uitgelegd dat het RACI model een handige tool is om de verantwoordelijkheden en betrokkenheid van verschillende teamleden bij een project of taak te bepalen.
Je leest hoe het oorspronkelijke RACI model aangepast wordt en als VERI raamwerk gebruikt kan worden om de samenwerking te verbeteren in moderne organisaties. Organisaties waar steeds meer in teams met verschillende disciplines en afdelingen wordt samengewerkt.
Tips en valkuilen bij de VERI startpunten
Belangrijkste tips:
Besteed voldoende tijd aan de start van een project: neem de tijd om het doel, de WAAROM te bespreken, ideeën te delen en draagvlak te creëren.
Blijf gedurende het project bespreken of het WAAROM nog steeds duidelijk is en de koers wordt vastgehouden.
Zorg voor een duidelijke definitie van de resultaten of resultaatgebieden van het project. Niet te grof maar ook niet te fijnmazig.
Begin breed met het bepalen van potentiële leden voor het project. Tijdens het invullen van de VERI ontstaat meer inzicht welke leden wel of geen rol hebben.
Grootste valkuil:
Overslaan van het bespreken van het WAAROM van het project. Dit kan leiden tot misverstanden, gebrek aan richting en focus en een gebrek aan betrokkenheid binnen het team.
Tips en valkuilen bij de VERI tabel
Belangrijkste tips:
Er is geen standaard- of ideale toepassing van de VERI-tabel. Je bespreekt met elkaar wat nodig is om tot de gewenste verdeling te komen. Het gaat om het bespreken van de keuzes en de afwegingen bij het invullen van de rollen.
Een VERI-tabel vul je steeds opnieuw in per project of bijvoorbeeld per fase in een project. Hiermee wordt de tabel steeds passend ingezet om de resultaten te behalen met de specifieke rollen en verantwoordelijkheden binnen een project.
Zorg dat de project- of programmaleden volledig eigenaarschap nemen en voelen voor hun rol en verantwoordelijkheden.
Evalueer het gebruik van de VERI-tabel na afloop van het project of tussentijds als blijkt dat er knelpunten zijn in de samenwerking binnen het team. Neem deze kennis mee bij vervolgprojecten.
Bekijk de verdeling van verantwoordelijkheden in de ingevulde VERI-tabel niet alleen per resultaat, maar ook over de gehele tabel. Bekijk hoeveel verschillende rollen teamleden hebben en of er een evenwichtige verdeling van verantwoordelijkheden is. Voorkom overlap tussen verschillende rollen.
Grootste valkuilen:
Een VERI-tabel zonder aanpassen en/of opnieuw bespreken gebruiken voor verschillende projecten. Zo gebruik je de tabel eigenlijk als een (niet flexibel) organogram.
Het niet (consequent) toepassen van de afgesproken rollen en elkaar niet aanspreken als rollen niet of anders worden ingevuld.
Tips en valkuilen bij de verantwoordelijke rol
Belangrijkste tips:
Voor ieder resultaat is een verantwoordelijke nodig. Kun je deze niet invullen kijk dan naar het geformuleerde resultaat. Is deze bijvoorbeeld voldoende duidelijk of specifiek genoeg. Kijk ook of de juiste mensen aan het project deelnemen.
Meerdere verantwoordelijken voor de verschillende projectresultaten is mogelijk. Echter hoe meer verschillende mensen de verantwoordelijke rol invullen hoe meer afstemming nodig is om tot een samenhangend eindresultaat te komen.
Bekijk of de toegekende verantwoordelijke rol past bij de sturingsfilosofie van de organisatie (bijv. professionele ruimte en verantwoordelijkheden laag in de organisatie).
Bespreek ook hoe de afstemming met en aansturing door de eindverantwoordelijke wordt ingericht.
Grootste valkuil:
Meerdere verantwoordelijken voor een resultaat zorgen voor onduidelijkheid, extra afstemming en in het slechtste geval kan het ertoe leiden dat niemand verantwoordelijk is en de resultaten niet worden behaald. Bespreek of er echt sprake is van gedeelde verantwoordelijkheid of van een hoofdverantwoordelijke.
Bekijk of je een resultaat(gebied) kunt splitsen, zodat je op die manier duidelijker hebt wie er verantwoordelijk is voor welk resultaat.
Tips en valkuilen bij de eindverantwoordelijke rol
Belangrijkste tips:
Zorg voor één duidelijke eindverantwoordelijke per resultaat, vergelijkbaar met een kapitein op een schip. Dit voorkomt verwarring en zorgt voor effectieve sturing.
De eindverantwoordelijke bepaalt wie de andere rollen invult en bepaalt de (kwaliteits)eisen voor de uitvoering en de eindresultaten.
Besteed voldoende aandacht aan het afstemmen van de randvoorwaarden en (kwaliteits)eisen met de verantwoordelijke(n).
De eindverantwoordelijke wordt in de meeste gevallen aangewezen door het management of directie van een organisatie
Communiceer duidelijk over de rol van de eindverantwoordelijke en zorg ervoor dat alle teamleden op de hoogte zijn van wie deze persoon is en welke verantwoordelijkheden hij of zij draagt. Dit bevordert een goede samenwerking en voorkomt misverstanden.
Grootste valkuil:
Hoewel het mogelijk is om meerdere eindverantwoordelijken per project te hebben, is het niet ideaal voor duidelijke sturing. Het is belangrijk om af te stemmen wie uiteindelijk verantwoordelijk is voor het gehele projectresultaat.
Tips en valkuilen bij de raadpleeg rol
Belangrijkste tips:
Vermijd te veel raadpleeg rollen, omdat dit extra afstemming en verwerking van input en adviezen met zich meebrengt. Dit kan leiden tot vertraging en een minder efficiënte uitvoering van het project.
Zorg er echter ook voor dat er niet te weinig raadpleegrollen zijn, omdat dit kan leiden tot een gebrek aan (inhoudelijke) kwaliteit en draagvlak voor de uitvoering en resultaten van het project.
Denk van tevoren goed na over wie geraadpleegd moet worden en welke specifieke input verwacht wordt. Bedenk of iemand wordt geraadpleegd vanwege hun expertise op een bepaald gebied, vanwege draagvlak of hun hiërarchische positie om het gewenste resultaat te bereiken.
Definieer zo nauwkeurig mogelijk wat er verwacht wordt van de raadplegende rol, om te voorkomen dat er te veel mensen betrokken raken of mensen die geen specifieke bijdrage kunnen leveren in deze rol terechtkomen.
Grootste valkuil:
De raadpleegrol is vaak de meest uitdagende rol om goed in te vullen. Het is belangrijk om te voorkomen dat het een rol wordt waarin iedereen zich overal mee kan bemoeien zonder verantwoordelijkheid te dragen. Het kan ook een manier worden om verantwoordelijkheid te nemen zonder dat dit is afgesproken of bijdraagt aan het uiteindelijke resultaat.
Maak duidelijke afspraken vooraf over de invulling van de raadpleegrol. Definieer heldere verwachtingen en verantwoordelijkheden, zodat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht en wat hun rol is binnen het project.
Tips en valkuilen bij de informeren rol
Belangrijkste tips:
Veel mensen die de informeren rol hebben is geen groot probleem, zolang het duidelijk is dat het puur gaat om het ontvangen van informatie over oa planning, voortgang en (tussen)resultaten.
Het ontbreken van voldoende personen die de informeren rol hebben kan echter invloed hebben op het draagvlak en kan later weerstand veroorzaken in het traject.
Het is belangrijk om zorgvuldig na te denken over de boodschap die wordt gecommuniceerd en het juiste moment om deze te delen.
Grootste valkuil:
Onvoldoende invulling van de informeren rol kan leiden tot een gebrek aan draagvlak en latere weerstand in het project.
Wil je na het lezen van deze blog aan de slag met het VERI raamwerk binnen jouw organisatie en met jouw team dan heb ik een aantal handige tools voor je.
Je vindt bij verandertools een kort stappenplan en een handige infographic met de belangrijkste punten uit het VERI Raamwerk.
Download het VERI Raamwerk voor een handig e-book met een invulbare tabel.
Of boek een (online/offline) VERI Masterclass waarbij ik jou en jouw team aan de hand van jullie casussen in 2 uur alle basics, tips en valkuilen vertel. Praktisch, inspirerend en vol concrete tips om meteen aan de slag te gaan.
